Rapidité versus marge d'erreur: un exemple schématisé

Bon, je ne l'ai pas dit encore, peut-être parce que c'est plutôt impertinent dans un contexte de "Hip Hop / Cinéma", mais en plus d'être étudiant en études cinématographiques et critique d'albums pour Hiphopfranco.com, je travaille pour Bell Distribution (indirectement, mais ça c'est une autre histoire). Mon emploi consiste essentiellement à recevoir des factures et à les entrer dans trois documents Excel distincts; trois types de classement, où la principale différence est l'ordre (et quelques données de plus ou de moins). Ma connaissance en logiciels étant limitée, je ne connais pas de procédé qui permettrait d'utiliser une base de données Access, et qui permettrait de simplifier le procédé. Néanmoins, je me demande si je ne déconseillerais pas l'utilisation d'un intermédiaire additionnel, par ses conséquences sur les erreurs potentielles.

Le schéma 1 ci-contre illustre le phénomène actuel: A comme l'intermédiaire entre format papier et être humain, où les erreurs potentielles seraient dues à l'écriture (ex: des mots mal écrits), et B où, comme il y a trois retranscriptions différentes, il y a trois fois plus de chances d'erreur que dans un procédé simple.

Comme dans le schéma suivant: B ayant été remplacé par un transfert entre humain et une base de données, il y a trois fois moins d'erreurs théoriquement. Le processus illustré en C est automatisé (sans erreurs humaines). Cependant, dans ce dernier cas, les erreurs, s'il y en a, sont moins décelables par après. Car, si un des trois documents Excel est différent des autres, on voit immédiatement une erreur. Et, si dans le schéma 2 il n'y a pas d'erreurs possibles entre les trois documents, il devient impossible de voir s'il y a eu une erreur de retranscription.

Pourquoi je dis ça? Honnêtement, pour le fun.